Poradenstvo
Stratégie rozvoja IT
Enterprise Architecture
IT Architecture
Modelovanie procesov
Automatizácia procesov
UML Modelovanie IS
Modelovanie TA/IT&COM
Modelovanie TA Datacentra
IT Service Management/ITIL
IT Asset Management
GIS/AM/FM
DMS, ECM, EIM
Riadenie IT projektov
Strategické riadenie firmy
Audit IT&COM

Spoločnosť EDEN CONSULTING poskytuje poradenské a realizačné služby v oblasti evidencie, riadenia a správy dokumentov/artefaktov alebo správy podnikového obsahu.

Systém evidencie, riadenia a správy dokumentov/artefaktov (DMS).
Správa podnikového obsahu (ECM).

Správa podnikových informácií (EIM).

Tiež sa vaši zamestnanci často pýtajú: "mám tú ponuku uložiť do obchodnej zložky alebo do zložky zákazníka ?". "Kam uložil marketing poslednú verziu prezentácie ?" .

Ak áno, Document Management Systems (DMS) vám uľahčí život, pretože vás zbaví chaosu nezvládnuteľných zložiek a duplicitného uloženia dokumentov. Jednoducho kedykoľvek vložíte dokument do úložiska DMS a znovu otvoríte z úložiska. Môžete zobraziť dokumenty podľa značiek alebo metaúdajov, ako napríklad všetky faktúry zoradené podľa mesiaca, ponuky zoradené podľa zákazníka, alebo všetky súbory vzťahujúce sa k zákazníkovi/projektu - je to dynamické a rýchle.

Sieťové zložky (adresáre) sú zastarané v spôsobe ako organizovať a spravovať dokumenty. Našťastie je tu alternatíva DMS, ktorý vám umožní pristupovať k súborom, ako budete chcieť - od klienta, typu dokumentu, projektu, stavu dokumentu alebo iných kritérií. Systém je plne dynamický, čo umožňuje organizovať a zobrazovať informácie ako budete potrebovať/požadovať a to bez obmedzenia zastaranej, statickej, často komplikovanej štruktúry zložiek.

Všetko, čo je potrebné urobiť, je uložiť súbor do úložiska v DMS, označiť ho vlastnosťami, ktoré potrebujete, a je to. Žiadne ďalšie hľadanie v zložitej štruktúre zložiek a snaženia sa uhádnuť, kam súbor uložiť. Takto len stačí súbor popísať niekoľkými kritériami a systém DMS sa postará o zvyšok.

-     Rýchlo nájdete, čo potrebujete a vtedy, keď to potrebujete. Metadúdajmi riadený dynamický pohľad vyzerá podobne ako u zložiek.

-     Žiadne duplicitné súbory uložené v rôznych zložkách - vždy budete vedieť, že máte správnu verziu, pretože len táto verzia sa uloží (ako primárne dostupná).

-     Žiadne duplicitné súbory uložené v rôznych zložkách - metadúdajmi riadený prístup v DMS rieši problém zložiek, kedy je potrebné, aby súbory existovali na viac ako jednom mieste. S DMS sa vám rovnaký dokument objaví presne tam, kde to potrebujete, bez potreby tvorby duplicít. Napríklad dokument týkajúci sa zákazníka a projektu sa objaví v zobrazení spojenom s príslušným zákazníkom, projektom, alebo obidvomi. A je to vždy rovnaký jedinečný dokument, nie kópia.

-     Vždy nájdete najnovšiu verziu dokumentu tam, kde ho potrebujete (a logicky očakávate). Môžete sa tiež vrátiť k minulým verziám, porovnať zmeny a poprípade kedykoľvek zmeniť minulú verziu za tú najnovšiu, ktorá sa bude zobrazovať.

Metadúdaje versus zložky

V tradičnom systéme zložiek používatelia musia určiť priečinok (adresár), kam dokument uložiť a potom sa spoliehať na to, že zložku opäť po pamäti nájdu. Čo býva ťažké, pretože niekedy je hierarchia zložiek nejednoznačne pomenovaná na mnohých úrovniach. Je v podstate nemožné určiť ideálnu/optimálnu štruktúru zložiek a ich priečinkov v predstihu, takže postupne sa štruktúra zložiek rozrastá, stáva sa chaotická a nie je ľahké ju riadiť efektívne a po čase je už nemožné riešiť, často protichodné požiadavky, na ich členenie. V systéme založenom na zložkách, v ktorom sa definuje uloženie súboru podľa klasifikácie, podľa umiestnenia, podľa oprávnenia sa často stáva štruktúra ťažkopádna a ťažko zvládnuteľná.

DMS s využitím metaúdajov, je založený na myšlienke, že je jednoduchšie a presnejšie popísať, čo niečo je, ako hádať, kde je to uložené. Každý pracovník vie, na čom pracuje (typ dokumentu, firma/zákazník, rok, projekt, ...), ale často si nie je istý, kam by mal dokument/artefakt v súborovom systéme uložiť, najmä preto, že to môže byť často vhodné (logické) uložiť súčasne do viac ako jednej zložky.

Jednoduché, stačí súbor uložiť a označiť

Pri ukladaní nového dokumentu do DMS, používatelia jednoducho opíšu súbor niekoľkých značkami-atribútmi metaúdajov. DMS si potom dokument automaticky indexuje, verzuje, organizuje a zaistí, že sa objaví vo všetkých relevantných pohľadoch a zoznamoch výsledkov vyhľadávania. Takto je vyriešený problém jedného dokumentu, ktorý tak nemusí byť fyzicky uložený na viacerých miestach súčasne, ako je to pri zložkovej organizácii dokumentov.

98% of users love M-Files  ♥

Ďalšie informácie o riešení DMS nájdete v popise systému M-Files DMS.

Ponukový list

Popis M-Files DMS