EDEN CONSULTING

  Home Oblasti Riešenia Produkty Referenčné modely Profil spoločnosti Kontakt
 M-Files DMS - Document Management Systems, Enterprise Content Management (ECM)

Serena Business Manager
M-Files DMS
Select Architect
Visual Paradigm
netTerrain
CA netVIZ
Express Software Manager
Project management tools
QPR Metrics
QPR Process Designer
GE Smallworld GIS
Oracle Spatial
MapInfo
MicroStation/Bentley Map

 

 

 

 

 

 

98% of users love M-Files 

 

 

 

Systém evidencie, riadenia a správy dokumentov (Document Management Systems - DMS)

Správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management - ECM)

Správa podnikových informácií (Enterprise Information Management - EIM)

 

 

    Next Generation DMS/ECM/EIM

M-Files DMS je spoľahlivý, robustný a bezpečný dokument management systém (DMS) novej generácie. Poskytuje širokú funkcionalitu správy dokumentov pre akékoľvek podnikanie. Integrácia so systémom Windows nenúti zamestnanca meniť spôsob práce s počítačom.

 

Koncept riešenia a hlavné funkcie :
- Moderný koncept riešenia DMS novej generácie (Next Generation).
- Podporuje celý životný cyklus dokumentu (vznik, obeh-používanie, archivácia, skartácia).
- Integrácia do prostredia Windows.
- Ukladanie dokumentov (elektronických súborov) v úložisku a ich organizácia s plnohodnotným využitím metaúdajov a funkcionality relačnej databázy (RDBMS).
- Úplne oslobodenie od organizácie dokumentov v statickej hierarchickej štruktúre adresárov Windows.
- Rýchle hľadanie - "full textové" vyhľadávanie v obsahu dokumentu aj metadúdajoch.
- Bezpečnosť, metaúdajmi riadené prístupové práva používateľov.
- Flexibilita nastavenia systému a spôsobu práce s firemnými dokumentami podľa rôznorodých potrieb jednotlivých používateľov.
- Automatizovaná správa verzií dokumentu.
- Podpora automatizácie riadenia životného cyklu dokumentu s využitím workflow s e-mailovou notifikáciou.
- Offline použitie a vzdialený/mobilný prístup.
- Podpora skenovaných dokumentov a e-mailovej komunikácie.
- Webové rozhranie.
- Robustné rozhranie pre pripojenie do externých databáz, ako napr. enterprise CRM alebo ERP riešenia.
- Rozsiahle API rozhranie a široké možnosti písania skriptov.

M-Files je integrovaný do aplikácie Windows prieskumník a podporuje všetky ostatné Windows aplikácie, takže každý kto pracuje s Windows sa so systémom rýchlo zblíži. Nemusíte si robiť starosti s potrebou zložitého zaškolenie alebo odporom používateľov.

Document Management System M-Files využíva vyše 350 000 používateľov v 100 krajinách a takmer 30 jazykových lokalizáciách vrátane češtiny a slovenčiny.

M-Files spĺňajú širokú škálu predpisov, ako sú:

-          ISO 9000/9001 a GMP vo výrobe

-          Regulácia ako FDA 21 CFR Part 11 a GMP Annex 11 pre zdravotnícke zariadenia a zdravotnícke organizácie

-          HIPAA a súvisiace požiadavky na súkromie v oblasti zdravotníctva

-          Sarbanes-Oxley v oblasti účtovníctva a finančných služieb

 

Podporuje všetky aplikácie a bežné typy súborov

M-Files podporuje doslova všetky Windows aplikácie. Jednoducho použijete štandardné funkcie uložiť alebo otvoriť, bez ohľadu na to, či úložisko M-Files pracuje v režime Cloud alebo "On-Premise" (s využitím vlastného servera DMS a úložiska dokumentov). Ovládanie je rovnaké. Každý typ súborov je podporovaný, vrátane Word dokumentov, Excel tabuliek, PowerPoint prezentácií, PDF súborov, e-mailov, CAD súborov, QuickBooks súborov, obrázkov a ďalších.

 

 

Možnosti integrácie

M-Files umožňuje a podporuje integráciu na viaceré podnikové systémy typu Enterprise resource planning (ERP) alebo Customer relationship management (CRM) a tým je možné DMS riešenie vhodne zakomponovať do celofiremného IS.

Okrem toho, samozrejmosťou je úzka väzba na manažér súborov systému Windows a aplikáciu MS Office, či MS Outlook.

 

Tiež sa vaši zamestnanci často pýtajú: "mám tú ponuku uložiť do obchodnej zložky alebo do zložky zákazníka ?". "Kam uložil marketing poslednú prezentáciu ?". Ak áno, M-Files vám uľahčí život, pretože vás zbaví chaosu nezvládnuteľných zložiek a duplicitného uloženia dokumentov. Jednoducho, kedykoľvek vložíte dokument do úložiska M-Files a otvoríte z úložiska. Môžete zobraziť dokumenty podľa značiek alebo metaúdajov, ako napríklad všetky faktúry zoradené podľa mesiaca, ponuky zoradené podľa zákazníka, alebo všetky súbory vzťahujúce sa k zákazníkovi/projektu - je to dynamické a rýchle.

 

Sieťové zložky (adresáre) sú zastarané v spôsobe ako organizovať a spravovať dokumenty. Našťastie je tu alternatíva M-Files. Je to bezzložkový systém, ktorý vám umožní pristupovať k súborom, ako budete chcieť - od klienta, typu projektu, údajov stavu alebo iných kritérií. Systém je úplne dynamický, čo umožňuje organizovať a zobrazovať informácie, ako budete potrebovať/požadovať a to bez obmedzenia zastaranej, statickej štruktúry zložiek.

 

Všetko, čo je potrebné urobiť, je uložiť súbor do úložiska v M-Files, označiť ho vlastnosťami, ktoré potrebujete, a je to. Žiadne ďalšie hľadanie v zložitej štruktúre zložiek a snaženia sa uhádnuť, kam súbor uložiť. Takto len stačí súbor popísať niekoľkými kritériami a systém M-Files sa postará o zvyšok

 

Požívanie M-Files vám poskytne, že :

- Rýchlo nájdete, čo potrebujete a vtedy, keď to potrebujete. Metadúdajmi riadený dynamický pohľad vyzerá podobne ako u zložiek.
- Žiadne duplicitné súbory uložené v rôznych zložkách - vždy budete vedieť, že máte správnu verziu, pretože len táto verzia sa uloží (ako primárne dostupná).
Metadúdajmi riadený prístup v M-Files rieši problém zložiek, kedy je potrebné, aby súbory existovali na viac ako jednom mieste.
S M-Files sa vám rovnaký dokument objaví presne tam, kde to potrebujete, bez potreby tvorby duplicít. Napríklad dokument týkajúci sa zákazníka a projektu sa objaví v zobrazení spojenom s príslušným zákazníkom, projektom, alebo v kombinácii oboch atribútov. A je to vždy rovnaký jedinečný dokument, nie kópia.
- Vždy nájdete najnovšiu verziu dokumentu tam, kde ho potrebujete (a logicky očakávate). Môžete sa tiež vrátiť k minulým verziám, porovnať zmeny a poprípade kedykoľvek zmeniť minulú verziu za tú najnovšiu, ktorá sa bude zobrazovať.

Vďaka M-Files môžete k dokumentom/artefaktom pristupovať zo svojho počítača, tabletu alebo mobil/smartphone. Dokumenty sú v bezpečí (DMS servera a úložiska dokumentov) a máte istotu riadeného prístupu k údajom podľa špecifikovaných používateľských oprávnení.

 

M-Files zabezpečuje podporu celého životného cyklu dokumentu/artefaktu.

Automatizácia v rámci tohto vyspelého prostredia riadenia a správy dokumentov zabezpečuje podporu pre transparentný a auditovateľný obeh dokumentov a tak zavádza bezpapierový obeh dokumentov a ich schvaľovanie.

 

Document Management System automaticky verzuje spracované dokumenty.

 

 

Metadúdaje versus zložky

V tradičnom systéme zložiek používatelia musia určiť priečinok (adresár), kam dokument uložiť a potom sa spoliehať na to, že zložku opäť po pamäti nájdu. Čo býva ťažké, pretože niekedy je hierarchia zložiek nejednoznačne pomenovaná na mnohých úrovniach. Je v podstate nemožné určiť ideálnu/optimálnu štruktúru zložiek a ich priečinkov v predstihu, takže postupne sa štruktúra zložiek rozrastá, stáva sa chaotická a nie je ľahké ju riadiť efektívne a po čase je už nemožné riešiť, často protichodné požiadavky, na ich členenie. V systéme založenom na zložkách, v ktorom sa definuje uloženie súboru podľa klasifikácie, podľa umiestnenia, podľa oprávnenia sa často stáva štruktúra ťažkopádna a ťažko zvládnuteľná.

 

M-Files s využitím metaúdajov, je založený na myšlienke, že je jednoduchšie a presnejšie popísať, čo dokument/artefakt je, ako hádať, kam to správne uložiť a neskôr, kde je to uložené. Každý pracovník vie, na čom pracuje (typ dokumentu, firma/zákazník, rok, projekt, ...), ale často si nie je istý, kam by mal dokument/artefakt v súborovom systéme uložiť, najmä preto, že to môže byť často vhodné (logické) uložiť súčasne do viac ako jednej zložky.

 

Jednoduché, stačí súbor uložiť a označiť

Pri ukladaní nového dokumentu do M-Files, používatelia jednoducho opíšu súbor niekoľkých značkami-atribútmi metaúdajov. M-Files si potom dokument automaticky indexuje, organizuje a zaistí, že sa objaví vo všetkých relevantných pohľadoch a zoznamoch výsledkov vyhľadávania. Takto je vyriešený problém jedného dokumentu, ktorý tak nemusí byť fyzicky uložený na viacerých miestach súčasne, ako je to pri zložkovej organizácii dokumentov.

 

Predpokladajme, že máte ponuku zo dňa 30.7.2013, ktorá sa vzťahuje k zákazníkovi XY a projektu Tvorba webových stránok. V tradičnom súborovom systéme si budete musieť vybrať, či chcete súbor uložiť pod zákaznícke, projektové alebo ponukové zložky súborového systému. V M-Files je súbor fyzicky uložený iba jeden krát ale vy môžete ten istý dokument vidieť pomocou niekoľkých, údajovo riadených pohľadov (podľa zákazníka, ponuky a mesiaca-dátumu, projektu a pod.) .

 

Správa metaúdajov a ich administratíva

Navigácia v M-Files je založená na dynamických pohľadoch na základe metaúdajov. Správcovia môžu ľahko spravovať metaúdajovú štruktúru pomocou centralizovanej konzoly s jednoduchým grafickým používateľským rozhraním. Nie je nutné žiadne programovanie alebo skriptovanie. Pomocou konzoly správcu systému je jednoduché definovať nové typy objektov, tried, definície vlastností, pracovné postupy a ďalšie. Podporované sú všetky bežné údajové typy ako text, číslo , dátum, čas, zoznam a ďalšie .

 

M-Files tiež ponúka možnosť kompatibility s rôznymi CRM alebo ERP systémami. Napríklad po založení nového zákazníka do CRM sa v M-Files môže automaticky aktualizovať zoznam údajov (názov firmy, meno konateľa, adresa, ...).

 

Nájdete správnu verziu vždy

Funkcie pre správu verzií vám zabezpečia prístup vždy k poslednej verzii daného dokumentu, u ktorého je tiež vidieť, čo sa zmenilo, kto zmenu urobil a kedy bola vykonaná. Nehrozí teda preberanie sa niekoľkými verziami toho istého dokumentu.

 

Preberať sa viacerými verziami rovnakého súboru a porovnávať zmeny si vyžaduje čas a znižuje produktivitu. Namiesto toho M-Files ponúka verzovacie schopnosti, ktoré pomôžu používateľom spravovať dokumenty efektívnejšie.

 

V čom je užitočné M-Files verzovanie :

-          Check-in a check-out funkcia, ktorá vám ukáže, kedy bol súbor menený a kým

-          Zachovanie starých verzií a schopnosť vrátiť sa späť k predchádzajúcej verzii

-          Umožňuje simultánne editáciu viacerými používateľmi i off-line funkciu, ktorá umožňuje riadenú editáciu aj bez prístupu k sieti alebo pripojenia k internetu.

 

Revolučná metóda poskytuje bezprecedentný výkon a flexibilitu pre riadenie používateľského prístupu

S M-Files môžete nastaviť prístupové práva pre celé triedy dokumentov a údajových objektov, rovnako ako pre jednotlivé dokumenty a predmety, tak aj pre rôzne verzie rovnakého dokumentu alebo objektu. Rovnako tak sa priraďujú role, ktoré poskytujú rôzne úrovne prístupu rôznym používateľom alebo skupinám používateľov, ako sú manažéri.

 

M-Files zaisťuje, že informácie sú k dispozícii pracovníkom, ktorí ich potrebujú a neprístupné, či neviditeľné pre tých, ktorí ich nepotrebujú alebo nie sú oprávnení na prístup k nim. Napríklad pracovné zmluvy môžu byť označené tak aby boli viditeľné len pre vybraných zamestnancov (firmy), personálne oddelenie a správcu.

 

Projektovo zamerané firmy môžu nastaviť viditeľnosť súborov daného projektu ako pre členov projektového tímu, tak aj pre externých používateľov, ako sú partneri či zákazníci.

 

Automatizujte podnikové procesy a maximalizujte efektivitu práce

Zjednodušte vo vašej organizácii dôležité obchodné procesy a pracovné postupy s M-Files, od jednoduchých žiadostí až po pokročilé preskúmavanie a schvaľovanie procesov.

 

Workflow (pracovný postup) v M-Files uľahčuje vykonať akýkoľvek obchodný proces s požadovanými krokmi. Účastníkom procesu môžu byť požadované kroky oznámené prostredníctvom e-mailu a dané do ich elektronického zoznamu v M-Files. Je ľahké vidieť stav dokumentov a iných predmetov. Procesy môžu byť postúpené k ďalšiemu kroku pomocou jedného kliknutia nakonfigurovanej oprávnenej osoby.

 

Workflow v M-Files sa špecifikujú graficky popisom jednotlivých stavov s využitím vizuálnych diagramov jednotlivých workflows.

 

Všetky workflow kroky sú zaznamenávané do histórie verzií, a pretože sú tiež riadené metaúdajmi, je ľahké posúdiť, ako boli kroky vykonané. Možnosť vizuálneho sledovania vám pomôže zlepšiť a optimalizovať vaše procesy.

 

Prístup k akémukoľvek dokumentu, kdekoľvek, kedykoľvek

Potrebujete prístup k dôležitým dokumentom na vašom inteligentnom telefóne, tablete alebo aj keď nemáte prístup k internetu ?

 

 

M-Files Mobile umožňuje prístup k dokumentom kedykoľvek, aj keď ste na ceste alebo nie ste online. Môžete zobrazovať a schvaľovať dokumenty alebo pracovné procesy z Androidu, iPhonu, BlackBerry, Symbianu, Windows Mobile alebo iPadu.

 

Ak nemáte prístup k internetu, stačí prístup k M-Files pomocou režimu offline a budete môcť využívať všetky možnosti systému.

 

 

 

 

 

Tímová práca a to aj na diaľku

Nestrácajte čas s neefektívnym a chaotickým zložkovým systémom a spustite hľadanie, zdieľanie a spoluprácu na dokumentoch jednoduchým spôsobom.

Ak trávite čas s pripojením súborov k e-mailu a odosielaním viac verzií, je tu lepšia cesta. Namiesto toho môžete začať zdieľať súbory vytvorením jednoduchého hypertextového prepojenia priamo k dokumentom v dátovom úložisku M-Files.

  

Podpora pre spoluvytváranie umožňuje viacerým používateľom upravovať rovnaký súbor súčasne a to kontrolovateľným spôsobom. Takto upravovať dokumenty môžu aj externí používatelia, ktorí nemajú prístup do M-Files priamo.

 

 

 

Premeňte papierové dokumenty na elektronické

Zoskenujte vaše papierové dokumenty a vytvorte fulltextové PDF s možnosťou vyhľadávania.

 

Máte papierové súbory, ktoré je potrebné zachovať? Prestaňte používať objemné kartotéky a začnite získavať skutočný obsah dokumentov. M-Files ponúka pokročilé OCR rozšírenie, ktoré poskytuje jednoduchú a efektívnu transformáciu papierových dokumentov do plne prehľadávateľných elektronických súborov. M-Files pracuje s akýmkoľvek typom skenera a je kompatibilný s formátom aký si vyberiete, vrátane TIFF, JPEG, BMP, PNG a GIF.

 

 

Ponukový list

Popis M-Files DMS
M-Files - product description

New Features and Enhancements in M-Files 2015

© 1999 - 2017  Designed by EDEN CONSULTING Ltd.   All rights reserved.